办公室

办公室

  • 来源:后勤服务中心
  • 访问数:9015
  • 时间:2012-12-13

是中心的综合性管理、服务和协调部门。主要配合中心分管领导履行以下工作职责:

    1.协助中心领导,积极发挥本部门办会、办文、办事功能,协调处理各类事宜,做好中心领导的参谋和助手

   (1)做好文件收发、传阅、落实、归档和汇编等基础工作;

   (2)做好中心各类会议的安排协调工作,做好会务工作;

   (3)做好对外交流及接待工作及各项活动的协调工作;

   (4)根据重要时间节点,做好中心领导相关工作开展的提示;

    2.发挥督办职能,积极落实中心各项规定,提高工作执行力

   (1)对年度工作计划、半年工作总结、全年总结完成撰写任务;

   (2)按月督促完成各部门月报的上报工作,并编制中心每月简报;

   3.协助中心各部门,积极做好相关工作的协调处理,建立良好的桥梁作用

   (1)按照学校资产管理的要求,进行学校和中心资产的清查、保管、报废等各项管理工作;

   (2)对于各部门申请的设备、设施,提出中心调配或购买的建议;

   (3)协助各部门聘请勤工助学学生,并提交各部门勤工助学工资;

   (4)完成各部门提交的网络信息功能及固定电话的开通、关闭工作,并完成每年一次的全体员工网络信息功能统计工作;

   (5)组织和落实一年两次的国家CET的监考工作;

   (6)在重要时间点,组织中心对各部门进行安全生产检查,对于各部门上报的消防设施存在问题,及时汇总后报学校保卫处,加强维护和检修;

    4.认真做好中心网站的完善和运行工作,加强中心信息化建设。及时组织对重要事项的宣传报道,并积极向相关网站选送新闻稿。配合中心党支部继续做好党务公开内容的更新。

    5.对中心近年来的各类管理规定进行汇编工作,以健全的制度加强工作规范性。

     办公室服务电话:61900039,61900034

     办公地址:第一餐厅三楼309、305

 

                                      办公室服务指南            

服务项目

服务流程

经办人

后勤服务中心网站

新闻发布

经部门主任、分管领导审核后发至中心办公室主任邮箱

石张东

陈文敏

通知公告发布

填写《后勤服务中心网站信息发布申请表》纸质表格,经相关领导签字确认后交至中心办公室存档,并发邮件至

资料下载更新

将相关材料电子稿发至中心办公室主任邮箱

二级部门介绍更新

将相关材料电子稿发至中心办公室主任邮箱

简报

后勤服务中心简报编制和核稿

中心办公室简报编制和核稿

月末根据中心网站新闻、各部门简报等材料编制

月末根据中心办公室工作材料编制

石张东

陈文敏

王笑一

会议

活动

学校会议室预订

提前电话联系确认部门预订的地点、时间、人数等信息

石张东

中心会议室312预订

提前电话联系确认部门预订的时间、人数等信息

王笑一

中心会议活动组织安排

按照中心布署,组织中心各类重大会议活动

石张东

文件

起草、核稿、

办公室负责内部文件的编制,履行拟稿、打字、校对、审核、签发等工作

石张东

发文

办公室填写《后勤服务中心发文稿纸》,经相关领导签发后,统一邮发给相关部门负责人

陈文敏

来文传阅

办公室填写《后勤服务中心来文登记表》和《后勤服务中心文件传阅签收单》后,将来文给相关领导传阅,并做好上级文件的落实工作

陈文敏

存档

学校

将中心来文、发文等材料原件整理后交至校档案室

陈文敏

中心

将中心来文、发文等材料汇编成册

固定

资产

清查

学校每年固定资产清查工作会议布置

石张东

陈文敏

王笑一

内调

填写《上海海洋大学固定资产内调申报单》纸质表格交至中心办公室存档

添置

填写《设备添置申请表》、《设备采购专控申请表》纸质表格,经相关领导签字确认后交至中心办公室

验收

填写《设备验收表》纸质表格,经相关领导签字确认后交至中心办公室

报废

填写《设备报废申请表》纸质表格,经相关领导签字确认后交至中心办公室

待报废资产寄存

填写《待报废资产寄存单》纸质表格,经相关领导、资产管理员签字确认后交至中心办公室

王笑一

消防

安全

消防设施

25日左右填写《灭火器检查情况统计表》发邮件至王笑一,由中心办公室汇总后报学校保卫处

王笑一

防汛防台

按照学校布署,配合中心领导组织防汛防台工作

中心部署

各类安全预案演练

按照中心部署,组织安全预案演练

公章

刻制

提出更换印章书面报告,报各分管领导审核批准,由中心办公室到公安机关指定的刻字单位刻制

陈文敏

启用

将报废印模交中心办公室封存归档,同时填写《印章领用和回收登记表》并领用新印模

使用

经相关领导批准后,方可盖印并填写《印章使用登记表》

合同章

使用

填写《合同签订会签单》,经相关领导签字后

陈文敏

证章

借用

提前预约,经相关领导同意后,填写《证件借用表》

王笑一

校园信息功能和办公电话

开通(关闭)校园上网帐号、电子邮件、数字校园平台

填写《上海海洋大学临时人员网络信息功能申请表邮发王笑一,抄送石张东

王笑一

办公固定电话安装、移机和注销申请

填写《上海海洋大学电话安装申请表》或《电话业务信息功能变更申请表》交至王笑一处

勤工

助学

学生招聘

部门电话联系确认招聘需求

王笑一

学生工资制单

25日左右将勤工助学工资、学生变动表(或有)发王笑一

物件出校门

携带物件出门

经相关领导确认后,经办人到办公室填写《携带物件出门单》

王笑一

 

 

备注:相关表格可到中心网站办公室“资料下载”中下载

 

 

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